Wissensspeicher im Vergleich: Notion, DokuWiki & Obsidian
Eine Entscheidungshilfe unter zwei Aspekten: laufende Kosten und Datensouveränität.
Drei Werkzeuge, drei Philosophien. Notion ist ein proprietärer Cloud-Workspace mit eingebauter KI. DokuWiki ist ein Datei-Wiki, das per Browser von überall erreichbar ist, wahlweise selbst betrieben oder als Managed Hosting. Obsidian ist eine lokale Markdown-App, bei der die Dateien physisch dir gehören.
Welches das „Beste" ist, hängt nicht von Feature-Listen ab, sondern von zwei Architektur-Entscheidungen: Wo liegen deine Daten, und was zahlst du dafür dauerhaft? Genau darum geht es hier. Kein Marketing, keine Wertung der Oberflächen-Ästhetik.
Die Kernfrage: Bezahlst du pro Kopf und Monat für Bequemlichkeit und gibst dafür die Kontrolle über deine Daten ab (Notion)? Oder behältst du die Daten in der Hand und trägst den Betrieb selbst oder lässt ihn dir gegen Pauschale abnehmen (DokuWiki, Obsidian)?
Die drei Kandidaten in einem Satz
| Tool | Was es ist | Speichermodell |
|---|---|---|
| Notion | Cloud-Workspace (Doks, Wiki, Datenbanken, PM) eines US-Unternehmens | Alles in Notions Cloud |
| DokuWiki | Wiki auf eigenem oder gemietetem Server, Zugriff per Browser | Klartext-Dateien auf dem Server, keine Datenbank |
| Obsidian | Lokale Notiz-App mit Backlinks und Graph-Ansicht | Plain-Markdown-Dateien auf deinem Gerät |
Diese Zeile entscheidet bereits fast alles, was unten folgt.
Architektur als Grundentscheidung
Kosten und Souveränität sind keine getrennten Themen, sie folgen beide direkt aus der Speicherarchitektur.
| Kriterium | Notion | DokuWiki | Obsidian |
|---|---|---|---|
| Speicherort | Notion-Cloud (USA / AWS) | Dein Server | Dein Gerät |
| Format | Proprietäres Block-Modell | DokuWiki-Markup (Klartext) | Markdown (offen) |
| Zugriff von überall | ✅ nativ (Web/App) | ✅ per Webserver (Browser, Tablet, Smartphone) | ⚠️ nur mit Sync-Lösung |
| Mehrbenutzer / zentral | ✅ eingebaut | ✅ eingebaut (ACL) | ⚠️ erfordert geteilten Vault / git-Workflow |
| Betreiber | Notion Labs Inc. | du selbst | du selbst |
| Offline nutzbar | ⚠️ eingeschränkt | ❌ (Server muss erreichbar sein) | ✅ vollständig lokal |
Die drei sind keine Konkurrenten im engen Sinn, sie lösen das gleiche Problem aus entgegengesetzten Richtungen: maximale Bequemlichkeit (Notion) gegen maximale Kontrolle (DokuWiki/Obsidian).
Aspekt 1: Laufende Kosten
Preismodelle im Detail (Stand: Juni 2026)
| Tool | Modell | Listenpreis |
|---|---|---|
| Notion Free | pro Sitz | 0 $ - aber 5-MB-Uploads, Blocklimit ab 2 Mitgliedern, nur KI-Trial |
| Notion Plus | pro Sitz | 10 $/Monat (jährlich) - keine echte KI |
| Notion Business | pro Sitz | 20 $/Monat (jährlich) - KI inklusive (Agent, Meeting Notes, Enterprise Search) |
| Notion Enterprise | pro Sitz | Verhandlungspreis - einzige Stufe mit Zero-Data-Retention bei den LLM-Anbietern |
| Notion Custom Agents | nutzungsbasiert | 10 $ je 1.000 Credits, zusätzlich zum Sitzpreis |
| DokuWiki | Lizenz | 0 € (Open Source, GPL 2) — dauerhaft, unbegrenzte Nutzer |
| DokuWiki Managed Hosting | Pauschale | je nach Anbieter (Shared-Hosting ab wenigen €/Monat bis betreutes Enterprise-Hosting) — vorinstalliert, gepatcht, gesichert |
| DokuWiki kommerzieller Support/Plugins | optional | z. B. CosmoCode Plugin-Partner-Programm 1.496 € netto/Jahr — kein Pflichtkauf |
| Obsidian App | Lizenz | 0 € - auch kommerziell, seit 20.02.2025 |
| Obsidian Commercial | pro Nutzer | 50 $/Jahr - optional, rein freiwillige Unterstützung, kein Funktionsvorteil |
| Obsidian Sync | pro Nutzer | ab 4 $/Monat (jährlich) - optional, per git ersetzbar |
| Obsidian Publish | pro Seite | ab 8 $/Monat (jährlich) - nur fürs Web-Publishing |
| Obsidian Catalyst | einmalig | 25 $ - Beta-Zugang, kein Pflichtkauf |
Wichtigste Preisänderung 2025/26: Notions separates KI-Add-on ($8) wurde gestrichen. Wer Notion-KI will, kommt an Business (20 $/Sitz/Monat) nicht vorbei. Free- und Plus-Nutzer bekommen nur einen begrenzten Trial. Bei Obsidian wurde umgekehrt die kommerzielle Pflicht-Lizenz abgeschafft — sie ist jetzt eine reine Spende.
Was kostet es wirklich? Jahreskosten nach Szenario
Einzelperson / Freelancer:
| Tool | Ohne KI | Mit KI |
|---|---|---|
| Notion | 0 $ (Free) | 240 $/Jahr (Business) |
| DokuWiki | nur Hosting* | nur Hosting* + eigene KI-Anbindung |
| Obsidian | 0 $ (git-Sync) | 0 $ + lokaler KI-Agent |
Team mit 5 Personen:
| Tool | Ohne KI | Mit KI |
|---|---|---|
| Notion | 600 $/Jahr (Plus) | 1.200 $/Jahr (Business) |
| DokuWiki | nur Hosting* (flat, egal wie viele Nutzer) | nur Hosting* + KI-Anbindung |
| Obsidian | 0 $ (git) bzw. 240 $/Jahr (Sync für alle) | dito + lokale Agenten |
* Hosting: bei Eigenbetrieb (z. B. Docker Compose auf eigenem Server) faktisch nur Strom und Pflegezeit; bei gemietetem VPS grob 5–10 €/Monat. Wer nicht selbst administrieren will, nimmt Managed DokuWiki Hosting — vorinstalliert, gepatcht und gesichert, ab wenigen Euro/Monat. TLS via Let's Encrypt kostenlos.
Der entscheidende Unterschied im Kostenverhalten: Notion skaliert pro Kopf und Monat — jeder zusätzliche Mitarbeiter, jeder Gast über dem Limit, jeder KI-Agent-Lauf kostet wiederkehrend. DokuWiki und Obsidian skalieren nicht über die Nutzerzahl — eine DokuWiki-Instanz bedient zehn oder hundert Nutzer zum gleichen Preis.
Versteckte Kosten — ehrlich benannt
- Notion: Sitze „kriechen" (der Praktikant, der einmal im Quartal eine Seite editiert, zählt als Sitz). Mid-Cycle-Zusatzsitze werden anteilig sofort berechnet, eine Rückerstattung gibt es nur innerhalb enger Fristen. KI-Agenten verbrauchen metered Credits on top. Externe Gäste sind frei, aber gedeckelt.
- DokuWiki: Bei Eigenbetrieb sind die echten Kosten Admin-Zeit — Updates, Backups, Security-Patches, Verfügbarkeit. Das muss man aber nicht selbst stemmen: Managed-Hosting nimmt einem genau das ab (s. u.). Der Aufwand verschwindet dann nicht, er wird zur kalkulierbaren Pauschale.
- Obsidian: Sync ist „fast Pflicht" für Multi-Device — außer du nutzt git, iCloud, Syncthing o. ä. Community-Plugins sind kostenlos, aber ohne Garantie auf Wartung oder Security-Audit.
DokuWiki muss man nicht selbst betreiben
Ein verbreiteter Irrtum: DokuWiki sei nur etwas für Leute mit Server-, Backup- und Admin-Kenntnissen. Das stimmt nicht. Rund um DokuWiki existiert ein etabliertes kommerzielles Ökosystem, das genau diese Lücke schließt:
- Managed Hosting: Anbieter wie peaknetworks betreiben DokuWiki vorinstalliert auf Servern in Deutschland, Österreich oder der Schweiz — DSGVO-konform, mit kostenlosem Let's-Encrypt-TLS und automatischen Backups. dokuwiki.org führt zudem eine offizielle Liste geprüfter Partner-Hoster (inkl. DACH-Optionen mit kostenloser Migration). Einrichtung, Updates und Sicherung übernimmt der Hoster.
- Profi-Support: CosmoCode — die Firma des DokuWiki-Erfinders Andreas Gohr — bietet Consulting, Installation, betreutes Hosting (24/7-Monitoring, AES-256-verschlüsselte Tagesbackups mit drei Monaten Historie, AD-/OAuth-Anbindung, 2FA) und sogar vorbereiteten Vector-Storage für „DokuWiki AI Chat".
- Plugin-/Partner-Programme: Über das CosmoCode-Partnerprogramm (1.496 € netto/Jahr) gibt es priorisierten Support und Early-Access-Plugins. Mehrere Firmen leben von DokuWiki-Plugins und -Dienstleistungen.
Damit relativiert sich der „Betriebsaufwand"-Nachteil erheblich — und zwar ohne die Datenhoheit aufzugeben: Managed DokuWiki bleibt EU-gehostet, DSGVO-konform und ohne proprietären Lock-in. Genau diese Kombination (betreut und souverän) bietet Notion in den Standard-Stufen nicht.
Aspekt 2: Datensouveränität
Datensouveränität heißt hier konkret: Wer kann auf deine Inhalte zugreifen, wo liegen sie physisch, kannst du sie jederzeit vollständig und verlustfrei exportieren — und was passiert, wenn der Anbieter den Dienst einstellt oder aufgekauft wird?
Wo liegen deine Daten?
| Frage | Notion | DokuWiki | Obsidian |
|---|---|---|---|
| Physischer Speicherort | Notion-Server (USA) | dein Server (frei wählbar, z. B. EU/on-prem) | dein Gerät |
| Lesbar ohne den Anbieter? | ❌ nur über Notion | ✅ Klartext-Dateien | ✅ Markdown-Dateien |
| Eigene Domain / eigener Host | ❌ | ✅ | ✅ (bei eigenem Sync) |
| Anbieter kann Dienst abschalten | ⚠️ ja, dann Migration nötig | ❌ kein Anbieter | ❌ kein Anbieter (App läuft lokal weiter) |
| EU-Hosting möglich | nur Enterprise (Data Residency) | ✅ jederzeit | ✅ jederzeit |
Format & Lock-in
Das ist der Punkt, der oft erst beim Auszug schmerzt.
- Notion nutzt ein proprietäres Block-Modell. Export nach Markdown/HTML/CSV ist möglich, aber bei komplexen Inhalten (verschachtelte Datenbanken, Relations, Properties) nicht verlustfrei. Du mietest die Struktur, nicht nur den Speicher.
- DokuWiki speichert eigenes Markup als Klartext-Dateien — kein Datenbank-Dump nötig, jede Datei ist für sich lesbar und migrierbar. Das Format ist nicht Markdown, aber so simpel, dass eine Konvertierung kein echtes Hindernis ist.
- Obsidian ist hier am stärksten: reines Markdown nach Gruber-Spezifikation, ein Ordner mit
.md-Dateien. Kein Lock-in, weil es technisch nichts gibt, woran man gebunden wäre.
DSGVO & EU-Kontext
Für DACH/EU-Betrieb ist die Lage eindeutig: Bei Notion liegen die Daten bei einem US-Unternehmen auf US-Infrastruktur. Das ist eine Drittland-Übermittlung mit allem, was daran hängt; Data Residency und Zero-Data-Retention bei den LLM-Anbietern gibt es erst in der Enterprise-Stufe. Auf Free/Plus/Business gilt eine 30-Tage-Retention bei den KI-Subprozessoren (Notion sichert vertraglich zu, Kundendaten nicht zum Training zu nutzen, sofern man nicht aktiv zustimmt).
DokuWiki und Obsidian lösen das strukturell: Du bist Verantwortlicher, hostest in der EU oder on-prem, und keine fremde Partei sieht die Inhalte — solange du nicht selbst eine Cloud-Sync (iCloud/Dropbox) dazwischenschaltest. Das deckt sich mit dem Argument, das auch für dezentrale Protokolle gilt: Was niemandem gehört, kann niemand aufkaufen und abschalten.
Die KI-Lücke — und warum sie keine mehr ist
Der häufigste Pro-Notion-Reflex lautet: „Aber Notion hat die KI eingebaut." Das stimmt — out-of-the-box, ab Business. Es ist aber kein Alleinstellungsmerkmal mehr, sondern nur die bequemste von drei Varianten.
| Tool | KI-Zugriff | Wo läuft/liegt die KI-Verarbeitung |
|---|---|---|
| Notion | nativ + Connectors/Plugins in externe KI-Tools | anbieterseitig in der Cloud |
| DokuWiki | per MCP-Server angebunden — der KI-Assistent liest Seiten und schreibt in freigegebene Spaces | du steuerst, was das Modell sieht; Daten bleiben auf deinem Server |
| Obsidian | lokaler Desktop-Agent mit Dateisystem-Zugriff auf den Vault | Agent arbeitet direkt gegen lokale Dateien |
Der praktische Befund: DokuWiki lässt sich sauber per MCP an einen Assistenten anbinden, der lesen und gezielt in bestimmte Bereiche schreiben kann — die KI-Lücke ist damit geschlossen, ohne die Daten aus der Hand zu geben. Obsidian erreicht über einen lokalen Agenten mit Dateisystem-Zugriff dasselbe.
Der Unterschied bleibt der gewohnte: Notions KI ist schlüsselfertig, die anderen beiden muss man verdrahten (MCP-Server bzw. lokaler Agent). Dafür behält man bei DokuWiki/Obsidian die Kontrolle darüber, was das Modell überhaupt sieht und wo es läuft.
Eignungs-Matrix
| Kriterium | Notion | DokuWiki | Obsidian |
|---|---|---|---|
| Einstiegshürde | ✅ niedrig | ⚠️ Eigenbetrieb / ✅ Managed Hosting | ✅ niedrig (App installieren) |
| Zugriff überall per Browser | ✅ | ✅ | ❌ |
| Echtzeit-Kollaboration | ✅ | ⚠️ Wiki-typisch, kein Live-Editing | ❌ (ohne Drittlösung) |
| Strukturierte Datenbanken | ✅ stark | ⚠️ Plugins | ⚠️ Bases/Dataview |
| Laufende Kosten gering | ❌ pro Sitz/Monat | ✅ flat (Lizenz 0 €, Hosting pauschal) | ✅ |
| Datensouveränität | ❌ | ✅ | ✅ |
| Kein Lock-in | ❌ | ✅ | ✅✅ (reines Markdown) |
| KI schlüsselfertig | ✅ | ⚠️ selbst anbinden (MCP) | ⚠️ selbst anbinden (Agent) |
| Betriebsaufwand | ✅ keiner | ✅ keiner (Managed) / ⚠️ Eigenbetrieb | ⚠️ Sync/Backup selbst |
| Offline-fähig | ⚠️ | ❌ | ✅ |
Entscheidungshilfe: Welches Tool für wen?
Nimm Notion, wenn … Bequemlichkeit und schlüsselfertige Kollaboration/KI wichtiger sind als Datenkontrolle, du keinen Server betreiben willst, das Team klein bleibt (Kosten steigen pro Kopf) und die US-Cloud für deine Daten unkritisch ist. Für DSGVO-sensible Inhalte realistisch erst ab Enterprise.
Nimm DokuWiki, wenn … zentraler Browser-Zugriff von überall (Laptop, Tablet, im Notfall Smartphone) gefragt ist, mehrere Leute auf denselben Wissensstand zugreifen sollen und du volle Datenhoheit in der EU/on-prem brauchst. Du musst keinen Server selbst betreiben können: Managed-Hosting in der DACH-Region nimmt dir Einrichtung, Updates und Backups ab — und bleibt dabei DSGVO-konform und ohne Lock-in. Die KI-Lücke schließt du per MCP. Preis bleibt flach, egal wie viele Nutzer.
Nimm Obsidian, wenn … der Wissensspeicher primär persönlich ist, maximale Format-Freiheit (Markdown in git) und Offline-Fähigkeit zählen, und du KI über einen lokalen Agenten andocken willst. Schwächer, sobald viele Leute gleichzeitig zentral auf denselben Bestand zugreifen müssen.
Kombiniert ist oft die ehrlichste Antwort: Obsidian/git als persönlicher Schreibtisch, DokuWiki als geteilter, von überall erreichbarer Team-Speicher — beide in eigener Hand, beide KI-anbindbar, zusammen dauerhaft günstiger als eine wachsende Notion-Sitzlizenz.
Fazit
Wer die Frage auf die zwei Achsen reduziert, bekommt ein klares Bild: Notion kauft man sich gegen wiederkehrende Pro-Kopf-Gebühren ein und gibt dafür Datenhoheit ab. DokuWiki und Obsidian kosten keine Lizenz; der Betriebs- bzw. Sync-Aufwand lässt sich bei DokuWiki gegen eine flache Hosting-Pauschale auslagern, ohne die Souveränität zu verlieren. Das früher schlagende KI-Argument für Notion ist neutralisiert: DokuWiki (per MCP) und Obsidian (per lokalem Agenten) lassen sich anbinden, ohne die Daten aus der Hand zu geben. Schlüsselfertig und günstig ist Notion nur, solange das Team klein bleibt und die US-Cloud kein Problem ist — alles andere ist eine bewusste Entscheidung für Kontrolle über Bequemlichkeit.
Letzte Aktualisierung: Juni 2026 · Feedback und Korrekturen willkommen!